Коротко: агент для запасів працює поверх стандартного планування Business Central, а не замість нього. Він додає три речі, яких механізму бракує: фактичні терміни постачання замість налаштованих, реакцію на зміну ситуації між прогонами й пояснення, чому виникла пропозиція.
Чому тут можна більше
Запаси — ділянка, де рівень автономності можна ставити вищим, ніж у фінансах, і причина суто практична.
Непроведене замовлення закупівлі видаляється безслідно. Змінена точка замовлення повертається одним значенням. Позначка «перевірити» на позиції нікому не шкодить. Помилки тут виправні до того, як щось поїде або хтось заплатить, — а це головний критерій, за яким проводять межу.
Друга особливість: ситуація змінюється щодня. Постачальник повідомив про зсув, клієнт зробив велике замовлення, повернення прийшло на склад. Механізм планування рахує за розкладом, а між прогонами картина встигає застаріти. Агент може реагувати на подію, а не на розклад, і саме в цьому його головна цінність тут.
Підготовка замовлень постачальникам
Агент бере пропозиції аркуша планування й доводить їх до стану, придатного до випуску:
- Перевіряє кожну пропозицію проти фактичних термінів постачальника, а не налаштованих у картці.
- Позначає ті, що спираються на разовий сплеск попиту — одне велике замовлення, яке механізм сприйняв за тренд.
- Групує позиції по постачальниках, щоб не робити три замовлення там, де можна одне.
- Перевіряє мінімальні партії, кратність і умови безкоштовної доставки.
- Створює замовлення в чернетках, виносячи сумнівні позиції окремо.
Пункт 2 варто окремої уваги. Механізм планування не розрізняє регулярний попит і разовий: якщо клієнт узяв річний обсяг однією поставкою, наступного місяця система запропонує закупити стільки ж. Агент бачить структуру попиту й позначає такі випадки — це одна з найчастіших причин надлишків.
Рівень 2: чернетки створюються без нагляду, випускає людина.
Фактичні терміни замість налаштованих
Найцінніша окрема функція, і вона майже не потребує нічого, крім історії.
У картці номенклатури стоїть термін постачання 14 днів. Фактично цей постачальник останній рік привозить за 25. Планування за карткою дає план, який не спрацює, — тихо, щоразу, і без видимої причини.
Агент рахує середнє відхилення фактичної дати надходження від підтвердженої по кожному постачальнику й категорії, підставляє реальні цифри й показує, які позиції від цього переходять у зону ризику. Він також може запропонувати оновити картки — але це вже рівень 2, і рішення лишається за людиною, бо номінальний термін іноді тримають свідомо, за договором.
Механіка самого розрахунку — у матеріалі про точку замовлення й страховий запас.
Реакція на зсув поставок
Сценарій, який неможливо закрити звітом, бо він про подію, а не про стан.
Постачальник повідомив, що поставка затримується на два тижні. Агент перевіряє: які позиції в цій поставці, які замовлення клієнтів на них зав'язані, у кого з них дата відвантаження раніше за нову дату надходження, чи є альтернативний постачальник або залишок на іншому складі. Формує два переліки: запит постачальнику й попередження менеджерам із продажу з переліком клієнтів, яких треба попередити.
Зараз цей ланцюжок або робиться вручну для великих поставок, або не робиться, і клієнт дізнається про зрив у день відвантаження.
Робота з неліквідами
Агент знаходить позиції без руху, рахує заморожений капітал, сортує за грошима й відповідає на уточнення: сезонне це, під контракт чи залишок після зміни асортименту.
Рівень 0 — тільки читає. Рішення про уцінку, списання чи повернення постачальнику комерційне, і воно залежить від того, чого в базі немає: планів щодо асортименту, домовленостей, стану ринку.
Корисна деталь у поданні: агент має відповідати не «400 повільних позицій», а «€180 000 не рухалося понад рік, 60% суми — в одинадцяти позиціях». Перше — звіт, за яким нічого не роблять; друге — рішення на сьогодні.
Ведення параметрів планування
Найвищий рівень автономності в цьому переліку — 3, і він виправданий. Агент відстежує, як змінюється фактичний попит і терміни, і оновлює точки замовлення й страхові запаси за узгодженою формулою, повідомляючи про зміни.
Умови, за яких це працює: формула узгоджена письмово, є ліміт на розмір разової зміни (не більше N відсотків), є перелік позицій, які агент не чіпає, і є щотижневе зведення того, що змінилося. Без цих чотирьох речей рівень 3 тут ставити не варто.
Межа з аркушем планування
Сказати прямо: агент не замінює механізм планування Business Central. Механізм рахує потребу — це його робота, і робить він її добре.
Агент додає те, чого механізму бракує за конструкцією: реальні терміни замість налаштованих, розрізнення регулярного й разового попиту, реакцію на подію між прогонами, пояснення причини пропозиції та групування по постачальниках. Якщо картки номенклатури не підтримуються, агент успадкує цей безлад і нічого не врятує.
Що потрібно налаштувати
- Актуальні картки номенклатури — точки замовлення, терміни, модифікатори, мінімальні партії.
- Дати очікуваних надходжень у замовленнях закупівлі, інакше нема з чим порівнювати факт.
- Історія надходжень щонайменше за рік для розрахунку відхилень по постачальниках.
- Коректний метод собівартості й регулярне коригування — див. методи оцінки запасів.
- Достовірні залишки. Якщо облікові дані розходяться з фактичними, агент планує неіснуючий товар — суміжна тема в матеріалі про розбіжності залишків.
Порядок: почніть із фактичних термінів постачання — це найдешевша функція з найшвидшим ефектом і вона не потребує нічого, крім історії. Далі реакція на зсуви, далі підготовка замовлень. Що з цього виходить як послуга — на сторінці AI для запасів.
Часті запитання
Чи замінює агент аркуш планування?
Ні. Механізм рахує потребу з налаштувань картки й робить це добре. Агент додає фактичні терміни постачання, розрізнення регулярного й разового попиту, реакцію на події між прогонами й пояснення причини пропозиції.
Чи може агент сам створювати замовлення постачальникам?
Так, у чернетках — це рівень 2 і він тут виправданий, бо непроведене замовлення виправляється безслідно. Випускає людина. Це дає більшу частину економії часу за мінімального ризику.
Чи може агент змінювати точки замовлення?
Може, за узгодженою формулою й за чотирьох умов: ліміт на розмір разової зміни, перелік позицій, яких він не чіпає, щотижневе зведення змін і письмово зафіксована формула. Без них такий рівень ставити не варто.
Що робити, якщо картки номенклатури застаріли?
Спершу впорядкувати їх. Агент успадкує будь-який безлад у налаштуваннях і буде помилятися швидше й масовіше, ніж це роблять люди.
Скільки історії потрібно для розрахунку фактичних термінів?
Рік дає надійну картину по регулярних постачальниках. Менше — теж працює, але з поправкою: агент має вказувати, на скількох поставках побудований висновок, а не подавати середнє як факт.
З якої функції починати?
З фактичних термінів постачання. Вона найдешевша, не потребує нічого, крім історії, і результат видно одразу — зазвичай виявляється, що частина плану будувалася на строках, які давно не відповідають дійсності.