Підготовка даних 1С до міграції: чек-лист із 20 пунктів

Головний принцип: переносити менше, ніж хочеться

Коротка відповідь. У Business Central переносять довідники, залишки на дату переходу та відкриті документи. Повну історію проводок за всі роки — ні.

Спокуса «перенести все» зрозуміла, але коштує дорого: історія роздуває обсяг робіт, тягне за собою узгодження старого й нового планів рахунків, і майже ніколи не використовується. Стара система залишається доступною для читання на період зберігання документів — цього достатньо для перевірок і звірок.

Рішення, які ухвалюються до вивантаження

Це не технічні, а облікові рішення. Без них вивантаження робити немає сенсу — дані просто нікуди буде класти.

1. Дата переходу. Найзручніше — початок кварталу або року. Від неї рахуються залишки.
2. План рахунків. Побудувати новий і скласти таблицю відповідності зі старим. Це найтриваліша частина підготовки.
3. Структура розмірностей. Які дві розмірності будуть глобальними — рішення на роки, детальніше в статті про розмірності.
4. Метод собівартості. Задається до першої проводки й потім не змінюється.
5. Правила нумерації документів. Продовжувати наскрізну нумерацію чи почати з нової серії.
6. Період паралельної роботи. Скільки тижнів дві системи працюють одночасно і хто відповідає за звірку.

Контрагенти: головна структурна відмінність

У 1С контрагент — один довідник. У Business Central це дві різні сутності: Customer (клієнт) і Vendor (постачальник), із власними картками, умовами й рахунками обліку. Компанія, яка й купує, і продає, стає двома записами.

Що зробити до вивантаження:

7. Розмітити довідник на клієнтів, постачальників і тих, хто одночасно і те, й інше.
8. Вичистити дублі. Один контрагент, заведений тричі з різним написанням, — норма для бази, якій пʼять років. Шукайте за кодом ЄДРПОУ, а не за назвою.
9. Перевірити податкові реквізити. Код ЄДРПОУ, ІПН, статус платника ПДВ — те, що потім впливає на податкові документи.
10. Позначити неактивних. Контрагенти без операцій за останні два роки переносити не варто — вони засмічують довідник.
11. Уніфікувати назви. Єдиний формат: організаційна форма, лапки, скорочення.

Номенклатура

12. Одиниці виміру. У Business Central базова одиниця задається на картці, решта — коефіцієнтами перерахунку. Плутанина «шт/уп/ящик» без коефіцієнтів — типова причина неправильних залишків після міграції.
13. Дублі й «майже дублі». Одна позиція під трьома артикулами дасть три різні собівартості.
14. Категорії й групи. Business Central розрізняє групи обліку запасів (впливають на рахунки) і категорії (для навігації). Це різні речі, і плутати їх не варто.
15. Незакриті позиції. Номенклатура з нульовим залишком і без руху за два роки в міграцію не йде.

Залишки й відкриті документи

16. Залишки запасів у кількості та сумі. Обовʼязково звірити з оборотно-сальдовою відомістю на дату переходу до вивантаження, а не після.
17. Відкрита дебіторська й кредиторська заборгованість — подокументно. Не загальною сумою по контрагенту: інакше зникне можливість автоматично закривати оплати за конкретними рахунками.
18. Незакриті замовлення. Замовлення клієнтів і постачальникам, за якими є зобовʼязання.
19. Основні засоби. Первісна вартість, накопичена амортизація, метод і термін — окремим блоком, бо потребують власного налаштування.
20. Валютні залишки й курси. Курс на дату переходу і механізм подальшого оновлення.

Чим завантажувати

Штатний інструмент Business Central — Configuration Packages (RapidStart). Логіка така: система вивантажує порожній шаблон Excel із потрібними колонками для кожної таблиці, ви заповнюєте його підготовленими даними, завантажуєте назад і перевіряєте помилки до застосування.

Порядок завантаження має значення, бо дані посилаються одні на одних:

1. налаштування й довідники-основа: валюти, одиниці виміру, групи обліку;
2. план рахунків і розмірності;
3. клієнти, постачальники, номенклатура;
4. залишки й відкриті документи журналами.

Кожен етап завантажується спочатку на тестову компанію. Правило, яке рятує проєкти: жодне вивантаження не завантажується в робочу базу з першого разу.

Як перевірити, що міграція вдалася

• Сума залишків по кожному рахунку в Business Central дорівнює даним оборотно-сальдової відомості 1С на дату переходу.
• Кількість і сума запасів збігаються по кожному складу окремо, а не тільки в підсумку.
• Сума відкритої заборгованості збігається подокументно — вибірково перевіряються десять найбільших контрагентів.
• Кількість активних карток клієнтів і постачальників відповідає очікуваній після чистки дублів.
• Тестова оплата закривається на потрібний документ автоматично.

Розгорнутий опис самого процесу переходу — на сторінці міграції з 1С, а орієнтовний бюджет робіт можна порахувати в калькуляторі.

Питання й відповіді