Для кого цей модуль і яку проблему він вирішує
Коротка відповідь. Для компаній, де результат продається проєктами, а не штуками: послуги, впровадження, будівництво, інжиніринг. Головна проблема таких бізнесів — рентабельність з'ясовується після завершення проєкту, коли змінити вже нічого не можна.
Модуль проєктів прив'язує всі витрати — час людей, матеріали, послуги підрядників, відрядження — до конкретної роботи. Маржа рахується не наприкінці, а на будь-який момент часу.
Ресурси: люди й обладнання як джерело витрат
| Об'єкт | Що описує | Навіщо |
|---|---|---|
| Ресурс | Людина або одиниця обладнання | Має собівартість години й ціну продажу години |
| Група ресурсів | Об'єднання однотипних ресурсів | Планування на рівні ролі, а не конкретної людини |
| Потужність ресурсу | Доступний фонд часу за календарем | Основа для контролю завантаження |
| Робочі групи | Команда під проєкт | Спрощує масове планування |
Ключова пара — собівартість і ціна продажу години. Перша дає витрати проєкту, друга — виручку. Якщо ставки не заповнені або взяті «приблизно», рентабельність буде такою самою приблизною, хоч би скільки документів ви вели.
Потужності ресурсів задаються за календарем і показують, скільки годин людина реально доступна. Це дозволяє побачити перевантаження до того, як зірветься строк, а не після.
Структура проєкту: завдання та рядки планування
Проєкт складається із завдань, а завдання — з рядків планування. Це два різні рівні, і плутанина між ними — типова помилка на старті.
| Рівень | Що це | Приклад |
|---|---|---|
| Завдання | Етап або розділ робіт | «Обстеження», «Налаштування», «Навчання» |
| Рядок планування | Конкретна позиція витрат або виручки в межах завдання | 20 годин консультанта, ліцензії, відрядження |
| Тип рядка | Бюджет, рахунок або обидва | Визначає, що потрапить у витрати, а що — у рахунок клієнту |
Тип рядка — найважливіше поле. «Бюджет» планує витрати, «Рахунок» формує те, що буде виставлено клієнту, «Бюджет і рахунок» — і те, і те. Саме через це поле система розділяє планові витрати й майбутню виручку.
Для типових проєктів зручно копіювати структуру з попереднього або використовувати майстер: наступний проєкт того самого типу створюється за кілька хвилин.
Факт: звідки беруться реальні витрати
| Джерело витрат | Як потрапляє у проєкт |
|---|---|
| Час співробітників | Журнал проєкту або табель обліку робочого часу |
| Матеріали | Вилучення товарів зі складу під проєкт |
| Послуги підрядників | Замовлення на купівлю з прив'язкою до проєкту |
| Відрядження й інші витрати | Документи витрат із зазначенням проєкту |
| Транспортні витрати | Вартість перевезення позицій проєкту |
Табелі обліку робочого часу — окремий механізм із погодженням: співробітник заповнює, керівник затверджує, і лише після цього години потрапляють у проєкт. Це те, що відрізняє реальний облік часу від таблиці, яку заповнюють наприкінці місяця по пам'яті.
Виставлення рахунків і контроль рентабельності
Методи оплати задаються на рівні проєкту: фіксована сума, за фактом виконаних робіт, поетапно за віхами або авансом. Рахунок формується з рядків планування типу «Рахунок» — вручну переносити нічого не потрібно.
Статистика роботи показує головні цифри в будь-який момент: планові витрати проти фактичних, виставлено проти залишку до виставлення, поточна рентабельність.
- Витрати перевищують бюджет на середині проєкту — сигнал переглянути обсяг або домовлятися про доплату зараз, а не постфактум.
- Виставлено менше, ніж виконано — гроші заморожені в незакритих актах.
- Рентабельність нижча за планову — причина зазвичай у недооціненому часі, і це видно вже за перший місяць.
Для проєктних компаній ми зібрали окрему галузеву сторінку.
Часті запитання
Чи потрібна Premium-ліцензія для модуля проєктів?
Ні. Проєкти й облік часу доступні і в Essentials, і в Premium. Premium потрібен для виробництва та сервісного обслуговування.
Чим завдання проєкту відрізняється від рядка планування?
Завдання — це етап або розділ робіт, рядок планування — конкретна позиція витрат чи виручки всередині нього. Тип рядка визначає, чи це бюджет, чи те, що буде виставлено клієнту.
Як обліковується час співробітників?
Через журнал проєкту або табелі обліку робочого часу з погодженням керівника. Години перетворюються на витрати за собівартістю ресурсу й, за потреби, у виручку за ціною продажу.
Чи можна побачити рентабельність до завершення проєкту?
Так, статистика роботи показує планові й фактичні витрати, виставлені суми та поточну маржу в будь-який момент. Саме заради цього модуль і впроваджують.
Чи підтримується поетапне виставлення рахунків?
Так. Методи оплати налаштовуються на рівні проєкту: фіксована сума, за фактом, поетапно за віхами або аванс. Рахунок формується з рядків планування без ручного перенесення.
Як планувати завантаження команди між проєктами?
Через потужності ресурсів: система показує доступний фонд часу за календарем і фактичне бронювання. Перевантаження видно до того, як зірветься строк.
Хочете навчитися це налаштовувати?
Ця стаття пояснює логіку й типові помилки. Створення структури проєкту, роботу з рядками планування й табелями обліку часу — розбираємо на курсі «Управління проєктами». Заняття проходять онлайн у режимі реального часу, з розбором ваших робочих ситуацій.
Ця стаття входить до добірки Проєктний облік — там зібрано повний розбір теми та решта матеріалів.