Імпортна поставка — це три різні документи
Помилка, з якої починається більшість проблем: імпорт намагаються провести одним документом, як звичайну закупівлю. Насправді це щонайменше три окремі операції, і кожна лягає на собівартість по-своєму.
| Що це | Від кого | Як лягає на собівартість |
|---|---|---|
| Товар від нерезидента | Іноземний постачальник | За курсом на дату операції, окрема облікова група розрахунків |
| Мито й митні платежі | Митниця як окремий контрагент | Розподіляється на позиції накладної |
| Доставка, брокер, страхування | Перевізник, брокер | Так само розподіляється, часто від інших постачальників |
Якщо друга й третя статті не потрапили в собівартість, ви бачите не маржу, а націнку. На імпортному товарі різниця між ними досягає десятків відсотків — і компанія роками працює в мінус за окремими позиціями, не підозрюючи про це.
Окрема облікова група для нерезидента
Перше, що налаштовується, — облікова група постачальника для іноземних контрагентів. Розрахунки з нерезидентами ведуться на окремому рахунку, і без цього розділення ви не зможете ані коректно порахувати курсові різниці, ані побачити валютну заборгованість окремо від гривневої.
Практично це означає, що іноземний постачальник заводиться не так, як вітчизняний: у нього своя облікова група, своя валюта договору й, як правило, свої умови оплати. Курс у документі при цьому можна змінити вручну — це знадобиться, коли банк провів операцію за іншим курсом, ніж офіційний на дату.
Дрібниця, яка коштує грошей. Курс для оприбуткування товару й курс для розрахунку митних платежів можуть відрізнятися датами. Це нормально, але має бути свідомо налаштовано, інакше собівартість систематично поїде на кілька відсотків — непомітно, але щоразу.
Митниця як постачальник
Рішення, яке спершу виглядає дивно, а потім здається єдино правильним: митниця заводиться в системі як звичайний вітчизняний контрагент.
Логіка проста. Ви дійсно платите цій стороні гроші, у вас із нею є розрахунки, і ці розрахунки треба десь вести. Замовлення на закупівлю на митні платежі виглядає так само, як будь-яке інше замовлення, — і далі вся сума через механізм товарних витрат розкладається по позиціях поставки.
Той самий підхід працює для брокера, перевізника й страхової: кожен із них окремий контрагент, кожен виставляє свій рахунок, і всі ці суми зрештою збираються на тому самому товарі.
Товарні витрати: механізм, який усе вирішує
Це ключове поняття всієї теми. Товарна витрата — це стаття, яка не є товаром, але має потрапити в його собівартість.
Два сценарії
Витрати від того самого постачальника. Найпростіший випадок: у замовлення на закупівлю додається рядок із товаром і рядок із товарною витратою. Обидва в одному документі, розподіл виконується одразу.
Витрати від іншого постачальника. Звичайна для імпорту ситуація: товар від нерезидента, мито від митниці, доставка від перевізника. Тоді створюється окремий документ із рядком товарної витрати, і в ньому вказується, до якої саме прибуткової накладної ця витрата належить. Система пропонує розподіл, ви його підтверджуєте або правите.
База розподілу
Найважливіше рішення в усьому механізмі — за яким принципом сума розкладається по позиціях.
- За вартістю. Підходить для мита й страхування — вони й нараховуються від вартості.
- За вагою. Для доставки, коли в поставці є і важкий дешевий товар, і легкий дорогий. Розподіл за вартістю тут спотворить картину до непридатності.
- За кількістю. Коли позиції однорідні за габаритами.
Компанії, які возять різнорідний асортимент, зазвичай зупиняються на комбінації: мито за вартістю, доставка за вагою. Одна база на все — найпоширеніша причина, чому собівартість «десь неправильна».
Курсові різниці по імпорту
Заборгованість перед нерезидентом переоцінюється, поки не погашена. Розрахунок виконується окремою регламентною операцією, і в ній є деталь, яку варто використовувати завжди.
Перед проведенням доступний тестовий режим: система рахує різниці й показує результат, нічого не проводячи. Ви бачите, що саме буде нараховано, звіряєте, і лише потім проводите по-справжньому. Звучить очевидно, але на практиці більшість помилок у валютному обліку — це проведення наосліп із подальшим сторнуванням.
Важливо пам’ятати, що аванс нерезиденту не переоцінюється: він фіксується за курсом на дату сплати. Детально механіка розібрана в статті про валютний облік і курсові різниці.
ПДВ при імпорті
Імпортний ПДВ живе за іншими правилами, ніж внутрішній, і це закладається в налаштуваннях: для операцій з нерезидентами використовується окрема ПДВ бізнес-група.
Практичний наслідок для налаштування: перш ніж заводити групи, треба перерахувати всі реальні варіанти операцій — внутрішній ринок, експорт, імпорт, неплатники — і лише потім створювати комбінації. Спроба додати імпорт до вже працюючої схеми заднім числом означає перегляд усіх налаштувань проводок. Логіка комбінацій розібрана в статті про облік ПДВ і податкові накладні.
Що перевірити після першої імпортної поставки
Не після впровадження, а саме після першої реальної поставки — доки її ще можна розібрати по кроках.
- Собівартість одиниці включає мито й доставку, а не лише ціну постачальника. Порівняйте з розрахунком на папері.
- Розподіл виконано за правильною базою. Якщо в поставці різнорідний товар — перевірте окремо важкі й легкі позиції.
- Заборгованість перед нерезидентом лежить на окремому рахунку, а не змішана з гривневою.
- Курсова різниця нарахована і сума збігається з ручним розрахунком.
- Валовий прибуток по цих позиціях виглядає правдоподібно. Якщо маржа раптом вища, ніж ви очікували, — швидше за все, частина витрат не дійшла до собівартості.
П’ятий пункт — найкращий індикатор. Несподівано хороша маржа на імпорті майже завжди означає загублену витрату, а не вдалу закупівлю.
Часті запитання
Як мито потрапляє в собівартість товару?
Через механізм товарних витрат. Митниця заводиться як окремий контрагент, на неї створюється документ із рядком товарної витрати, і сума розподіляється по позиціях прибуткової накладної за обраною базою — зазвичай за вартістю.
За якою базою розподіляти доставку?
За вагою, якщо в поставці є і важкий дешевий товар, і легкий дорогий. Розподіл доставки за вартістю в такому випадку спотворює собівартість до непридатності. Мито логічніше розподіляти за вартістю, бо воно від неї й нараховується.
Чи можна змінити курс у документі вручну?
Так. Це знадобиться, коли банк провів операцію за іншим курсом, ніж офіційний на дату документа. Важливо лише, щоб правило вибору курсу було зафіксоване, а не вирішувалося щоразу заново.
Чому маржа по імпорту виглядає завищеною?
Майже завжди це означає, що частина витрат не дійшла до собівартості — найчастіше доставка або брокерські послуги від стороннього постачальника. Перевіряти варто саме так: несподівано хороша маржа на імпорті це симптом, а не досягнення.
Чи потрібна окрема облікова група для нерезидентів?
Так. Розрахунки з нерезидентами ведуться на окремому рахунку, і без цього розділення не порахувати коректно ані курсові різниці, ані валютну заборгованість окремо від гривневої.