Помилка, яка коштує третину рахунку
Компанія рахує ліцензії так: у нас двадцять п’ять людей працюватимуть у системі, двадцять п’ять ліцензій. Множимо на $80, отримуємо $2000 на місяць.
Насправді повний доступ потрібен не всім. Частина людей у системі лише погоджує документи, дивиться залишки й вносить табель. Для них існує окрема ліцензія за $8 — у десять разів дешевше.
Різниця на компанії середнього розміру — це кілька тисяч доларів на рік. Не разово, а щороку.
Стаття про те, як розібрати свою команду на типи ліцензій і не переплатити. Це не оптимізація на межі правил: це передбачений Microsoft спосіб ліцензування, яким просто не користуються, бо не знають деталей.
Чотири типи ліцензій і що змінилося
| Ліцензія | Ціна | Кому |
|---|---|---|
| Essentials | $80 / користувач / місяць | Фінанси, продажі, закупівлі, склад, проєкти |
| Premium | $110 | Усе те саме плюс виробництво й сервісне обслуговування |
| Team Member | $8 | Читання даних, погодження, табель, витрати |
| Device | $45 / пристрій | Спільний термінал: сканер на складі, каса в магазині |
Прайс-лист Microsoft у доларах США, річний контракт із річною оплатою, без ПДВ.
Що саме змінилося 1 листопада 2025
Це було перше підвищення більш ніж за п’ять років. Microsoft спершу оголосив дату 1 жовтня, потім переніс на 1 листопада, щоб дати партнерам час повідомити клієнтів — тому в частині матеріалів фігурує жовтень.
| Ліцензія | Було | Стало |
|---|---|---|
| Essentials | $70 | $80 |
| Premium | $100 | $110 |
| Device | $40 | $45 |
| Team Member | $8 | $8 — не змінювався |
Останній рядок важливий: підвищення не торкнулося Team Member. Разом зі зміною цін Microsoft збільшив обсяг сховища, який входить у кожну ліцензію.
Якщо ви вже клієнт — можливо, платите старий прайс. Нові ціни діють для нових підписок від 1 листопада 2025 року, а для чинних — з першого поновлення після цієї дати. Компанія, яка продовжила контракт до 1 листопада, платить $70 за Essentials до кінця свого терміну.
Спосіб оплати змінює суму
Ціни в таблиці — для річного контракту з річною оплатою. Інші варіанти дорожчі:
- Річний контракт, щомісячна оплата — приблизно на 5% дорожче.
- Місячний контракт із місячною оплатою — приблизно на 20% дорожче, зате без зобов’язань на рік.
Для двадцяти п’яти користувачів різниця між річною й місячною оплатою становить кілька тисяч доларів на рік. Це те, про що варто спитати прямо, бо в комерційній пропозиції зазвичай наводять базову цифру.
Device ліцензується на пристрій, а не на людину: якщо за одним терміналом на складі працюють три зміни, це одна ліцензія замість трьох.
Team Member: що він реально вміє
Головна плутанина в тому, що Team Member вважають «урізаною версією для тих, хто мало працює». Це не так: це ліцензія з іншим набором дій.
Що може:
- Читати будь-які дані в системі — залишки, ціни, історію, звіти.
- Погоджувати документи в маршрутах узгодження.
- Вносити табель робочого часу й авансові звіти.
- Змінювати дані в записах, які створив сам.
- Створювати заявки на закупівлю.
Чого не може:
- Створити замовлення клієнта чи видаткову накладну.
- Провести оплату.
- Змінювати картки товарів і контрагентів.
Практичне правило: якщо людина оформлює документи продажу чи закупівлі — потрібна повна ліцензія. Якщо лише дивиться й погоджує — Team Member.
Типові Team Member у торговій компанії. Керівник, який дивиться звіти. Директор, який погоджує великі закупівлі. Комірник, якщо він лише звіряє залишки, а документи оформлює інша людина. Юрист, який перевіряє договори. Кадровик, який вносить табель.
Розрахунок на 25 осіб
Дистрибуційна компанія. Двадцять п’ять людей мають доступ до системи. Виробництва немає.
| Підхід | Склад | На місяць | На рік |
|---|---|---|---|
| Усім повний доступ | 25 × Essentials | $2000 | $24 000 |
| Розібраний набір | 16 × Essentials + 9 × Team Member | $1352 | $16 224 |
| Різниця | $648 | $7776 |
Майже вісім тисяч доларів на рік за півгодини роботи зі списком співробітників. Це та економія, яку не покажуть у комерційній пропозиції, бо підряднику вигідніше більший обсяг.
Дев’ять Team Member тут — це керівник, директор, двоє логістів, які лише звіряють, юрист, кадровик і троє співробітників складу, що працюють через спільний термінал. Останніх, до речі, можна закрити ще й однією Device-ліцензією замість трьох Team Member — рахувати треба обидва варіанти.
Essentials чи Premium: правило, яке дорого коштує
Premium додає дві речі: виробництво й сервісне обслуговування. Якщо ви не запускаєте виробничі замовлення й не ведете сервісні контракти з виїздами, Essentials закриває решту продукту.
Але є обмеження, яке змінює арифметику: повних користувачів не можна змішувати. Одне середовище — це або Essentials, або Premium для всіх повних користувачів одразу.
Тобто якщо трьом людям потрібне виробництво, а сорока — ні, платять Premium усі сорок три. Різниця $30 на користувача на місяць, на сорока трьох це $15 480 на рік.
Практичний наслідок: питання «чи справді нам потрібне виробництво в першу чергу» варте окремої години розмови. Іноді виробничий контур має сенс відкласти на другий етап — і зекономити рік на різниці тарифів.
Team Member при цьому комбінується з будь-яким із двох, на нього обмеження не поширюється. Те саме стосується Device.
Що робити групі компаній
Обмеження діє в межах однієї компанії або середовища. Вихід для групи, де виробництво лише в одній юрособі, — окремі середовища: одне на Essentials, друге на Premium.
Це не безкоштовне рішення: окремі середовища означають окремі довідники, окреме адміністрування й складнішу консолідацію. Але для групи, де різниця становить $30 на кожного з сорока користувачів, розрахунок може виявитись на користь розділення.
Ще одна деталь, про яку рідко кажуть: користувач із ліцензією Premium може заходити в компанію на Essentials — просто без доступу до преміальних функцій. Тобто зворотна комбінація можлива, і це іноді вирішує задачу без розділення середовищ.
Конкретний розрахунок для вашої структури варто отримати від партнера письмово, з посиланням на чинні умови ліцензування.
Три речі, про які зазвичай не кажуть
Зовнішній бухгалтер — безкоштовно. Microsoft дає до трьох безкоштовних ліцензій типу External Accountant для аудиторів і бухгалтерів на аутсорсі. Для українського ринку, де аутсорс бухгалтерії поширений, це пряма економія: ваш зовнішній бухгалтер не потребує платної ліцензії.
Правило 90 днів. Ліцензії іменні, але їх можна переназначати з однієї людини на іншу — не частіше ніж раз на 90 днів. Практичний наслідок: при звільненні ліцензія передається новому співробітнику, але «ділити» одну ліцензію між змінами не вийде. Для змінної роботи існує Device.
Звіт відповідності Team Member. У системі є звіт, який показує, чи не вийшли Team Member за межі своїх прав. Це корисно з двох боків: ви бачите, кому насправді потрібна повна ліцензія, і уникаєте ситуації, коли при поновленні доведеться доплачувати за недоліцензовані місця.
Останній пункт варто запускати раз на рік. Використання дрейфує: людина починала з погодження витрат, а через рік веде операційні задачі — і формально вже вийшла за межі Team Member.
Як порахувати свій набір за пів години
- Випишіть усіх, хто заходитиме в систему. Поіменно, з посадою.
- Проти кожного напишіть одну дію, яку він робить найчастіше. Саме одну, найчастішу.
- Розділіть за правилом: «оформлює документ» — повна ліцензія, «дивиться або погоджує» — Team Member.
- Знайдіть спільні робочі місця. Термінал на складі, каса, комп’ютер у цеху. Порахуйте варіант із Device.
- Окремо перевірте виробництво. Скільком людям воно реально потрібне і чи не можна відкласти цей контур.
- Не рахуйте зовнішнього бухгалтера. Для нього є безкоштовна ліцензія, до трьох штук.
Порахувати підсумок під свою структуру можна в калькуляторі. Що ще входить у бюджет, крім ліцензій, — у статті про вартість впровадження.
І остання порада: перерахуйте набір через рік роботи. Зазвичай виявляється, що двоє-троє з повних ліцензій фактично лише дивляться звіти.
Джерела
- Офіційне оголошення Microsoft про зміну цін, блог Dynamics 365 — дата набуття чинності перенесена з 1 жовтня на 1 листопада 2025 року
- Сторінка цін Microsoft на Dynamics 365 Business Central — чинний прайс
- Microsoft Dynamics 365 Licensing Guide — умови ліцензування, правило переназначення та права Team Member
Часті запитання
Скільки коштує Business Central за користувача?
Essentials $80, Premium $110, Team Member $8 за користувача на місяць, Device $45 за пристрій. Ціни чинні з 1 листопада 2025 року, оплата річна, без ПДВ. Британські ціни у фунтах Microsoft задає окремо, це не перерахунок.
Що може Team Member за $8?
Читати будь-які дані, погоджувати документи, вносити табель і авансові звіти, створювати заявки на закупівлю, змінювати власні записи. Не може оформлювати замовлення клієнтів і видаткові, проводити оплати, змінювати картки товарів і контрагентів.
Чи можна частину користувачів тримати на Essentials, а частину на Premium?
Ні. Повних користувачів не можна змішувати: одне середовище — або Essentials, або Premium для всіх. Якщо трьом потрібне виробництво, а сорока ні, платять Premium усі сорок три. Team Member комбінується з будь-яким тарифом.
Скільки можна зекономити на правильному наборі ліцензій?
Для компанії на 25 осіб різниця між «усім повний доступ» і розібраним набором становить близько $7800 на рік. Це півгодини роботи зі списком співробітників, і цієї економії зазвичай немає в комерційній пропозиції.
Ми вже клієнти. Ми платимо новий прайс?
Не обов’язково. Нові ціни діють для нових підписок від 1 листопада 2025 року, а для чинних — з першого поновлення після цієї дати. Якщо ви продовжили контракт до 1 листопада, ви платите старі $70 за Essentials до кінця терміну.
Чи подорожчав Team Member?
Ні. Підвищення 1 листопада 2025 року торкнулося Essentials ($70→$80), Premium ($100→$110) і Device ($40→$45). Team Member лишився $8 за користувача на місяць.
Чи потрібна ліцензія зовнішньому бухгалтеру?
Ні. Microsoft дає до трьох безкоштовних ліцензій External Accountant для аудиторів і бухгалтерів на аутсорсі. Для українського ринку з поширеним аутсорсом бухгалтерії це пряма економія.
Коли має сенс Device-ліцензія?
Коли за одним робочим місцем працюють кілька людей по черзі: термінал на складі, каса в магазині, комп’ютер у цеху. Ліцензується пристрій, а не людина, тому три зміни за одним терміналом — це одна ліцензія.